Aide aux réunions à distance – Free Conference Call

Réunions sur Free Conference Call


Cet article aborde les sujets suivants :


Petit manuel d’aide au service des modérateurs sur les réunion Free Conférence Call


Comment Inviter

Il y a plusieurs façons d’inviter des participants à une réunion.

Invitation en ligne ou par émail

Pour envoyer une invitation en ligne ou par émail :

  1. Connectez-vous à votre compte FreeConferenceCall.com.
  2. Cliquez sur Inviter en dessous des identifiants de votre réunion.
  3. Cliquez sur Copier dans le presse papier ou Inviter par email pour distribuer les informations de la réunion par vous-même, ou agrandissez la vue pour renseigner les détails de la réunion, ajouter les adresses email des participants et cliquez sur Inviter.

Google Calendar

Pour inviter en utilisant Google Calendar :

  1. Obtenez l’Extension Google Calendar™ FreeConferenceCall.com et suivez les instructions. Dans Google Calendar, créez un événement ou modifiez un rendez-vous existant.
  2. L’extension FreeConferenceCall.com sera affichée sous les DÉTAILS DE L’ÉVÉNEMENT. Si vous n’êtes pas connecté, cliquez sur Connexion pour vous connecter à votre compte FreeConferenceCall.com. Vous aurez besoin de permettre l’accès à votre profil FreeConferenceCall.com (la première fois seulement) en cliquant sur Approuver.
  3. Sur l’événement, sélectionnez Ajouter pour remplir automatiquement les champs de lieu et de description avec les détails de votre réunion.
  4. Invitez des participants en ajoutant leur adresse e-mail dans le champ Ajouter invité. Cliquez sur Enregistrer quand vous avez fini et sur Envoyer pour distribuer l’invitation.

Outlook

Pour inviter en utilisant Outlook :

  1. Téléchargez le Plug-in Outlook® et suivez les instructions.
  2. Créez un nouveau rendez-vous pour la date et l’heure de votre choix.
  3. Cliquez sur Ajouter FreeConferenceCall pour ajouter automatiquement les informations de votre réunion dans le rendez-vous
  4. Invitez des participants.
  5. Cliquez sur Envoyer.

Comment Héberger

Pour héberger une conférence audio :

  1. Composez le numéro d’appel.
  2. Quand on vous le demande, entrez le code d’accès, suivi par dièse (#).
  3. Appuyez sur étoile (*) pour entrer le PIN de l’hôte, suivi par dièse (#).

Commandes du clavier du téléphone

Commandes du Clavier Téléphonique de l’Hôte

Contrôlez tous les aspects de la conférence depuis votre téléphone avec les commandes suivantes :

Commande Titre Description
*1 Gérer les Q&R Entrez les commandes suivantes après *1:

1 Commencer la session Q&R

2 Passer au questionneur suivant

3 Finir la session Q&R

4 Mettre ou sortir du mode muet le questionneur

5 Vider la liste Q&R

* Retourner à la conférence
*2 Caller Count Entendre le nombre d’appelants ayant rejoint la conférence.
*3 Salles à thème Quitter la conférence principale pour rejoindre une sous-conférence. Pressez *3, suivi par le numéro de la sous-conférence, compris entre 1 et 9, ou pressez *3* pour retourner à la salle de conférence principale à tout moment.
*4 Instructions Entendre la liste des commandes possibles.
*5 Muet Contrôlez si les participants sont entendus ou non durant la conférence.

Pressez *5 pour mettre en muet tous les participants. Les participants peuvent sortir du mode muer en pressant *6.

Pressez *5 de nouveau pour mettre en muet tous les participants. Les participants ne seront PAS en mesure de se sortir du mode muet.

Pressez *5 de nouveau pour changer la conférence en mode de conversation libre.

Note : par défaut, toutes les lignes ne sont pas en muet, permettant aux participants de parler.
*6 Auto-muet Se passer en muet. Pressez *6 de nouveau pour enlever le mode muet.
*7 Verrouiller la conférence Verrouille la conférence et empêche d’autres participants d’entrer. Pressez *7 de nouveau pour déverrouiller la conférence et permettre aux participants de la rejoindre.
*8 Sons d’entrée et de sortie Par défaut, les sons d’arrivée et de départ sont activés.

Pressez *8 pour désactiver les sons d’arrivée et de départ.

Pressez *8 de nouveau pour désactiver les sons d’arrivée et activer les sons de départ.

Pressez *8 de nouveau pour activer les sons d’arrivée et désactiver les sons de départ.

Pressez *8 de nouveau pour remettre les sons d’arrivée et de départ par défaut.

Note : Des informations sur les options actuelles seront fournises à chaque fois que l’hôte compose *8.
#PIN# Sync Audio Intégrez votre audio à la réunion en ligne. Pressez #, entrez le PIN listé sur le tableau de bord de la réunion et pressez # de nouveau.

Note : Cette commande n’est utilisée que pour les réunions en ligne.

Commandes du clavier téléphonique des participants

Contrôlez certains aspects de la conférence via votre téléphone avec les commandes suivantes :

Commande Titre Description
*3 Salles à thème Quitter la conférence principale pour rejoindre une sous-conférence. Pressez *3, suivi par le numéro de la sous-conférence, compris entre 1 et 9, ou pressez *3* pour retourner à la salle de conférence principale à tout moment.
*4 Instructions Entendre la liste des commandes possibles.
*6 Auto-muet Se passer en muet. Pressez *6 de nouveau pour enlever le mode muet.
#PIN# Sync Audio Intégrez votre audio à la réunion en ligne. Pressez #, entrez le PIN listé sur le tableau de bord de la réunion et pressez # de nouveau.

Note : Cette commande n’est utilisée que pour les réunions en ligne.

Réunions en Ligne

Utilisez les réunions en ligne pour héberger une conférence web où vous pouvez partager l’écran et afficher la vidéo via webcam. Allez sur www.freeconferencecall.com et cliquez sur Obtenir l’application pour ordinateur de bureau en bas de la page. Ou bien connectez-vous à votre compte, cliquez sur Réunions en Ligne en haut de la page puis sur Héberger des Réunions pour être amené à votre Mur des Réunions. Cliquez sur Héberger des Réunions en Ligne pour télécharger l’application pour ordinateur de bureau si vous ne l’avez pas déjà fait ou suivez les indications pour commencer la réunion.

Les participants peuvent aussi rejoindre des réunions en ligne en utilisant le Web Viewer (Chrome est le navigateur recommandé) en cliquant sur le lien de la réunion de l’hôte. Aucun téléchargement n’est nécessaire pour les participants.

Note : Pour l’instant, Chrome a la meilleure compatibilité avec le Web Viewer.

Comment Héberger

Pour héberger une réunion en ligne avec l’application de bureau :

  1. Fournissez la date et l’heure de la réunion aux participants, le numéro d’appel, le code d’accès, le lien de la réunion en ligne et l’identifiant de la réunion. Ces informations peuvent être trouvées sur la page d’Information du Compte après la connexion.
  2. Lancer l’application de bureau FreeConferenceCall.com.
  3. Cliquez sur Héberger puis connectez-vous avec votre e-mail et votre mot de passe.
  4. Rejoignez la partie audio de la réunion en ligne en cliquant d’abord sur Téléphone sur le Tableau de Bord de la Réunion. Puis, cliquez sur Téléphone et composez le numéro d’appel et entrez le code d’accès suivi par dièse (#) ou Micro et Haut-Parleurs et Se connecter pour se connecter via VoIP.
  5. Utilisez les fonctionnalités de la réunion en ligne en suivant les étapes ci-dessous.

Comment partager son écran :

  1. Cliquez sur Lecture depuis le Tableau de bord de la réunion.
  2. Sélectionnez ce que vous voulez partager.
  3. Cliquez sur Commencer le Partage.

Comment faire une conférence vidéo :

  1. Cliquez sur Caméra depuis le Tableau de bord de la réunion.
  2. Choisissez entre appeler avec un téléphone ou en VoIP avec votre ordinateur.
  3. La vidéo est active lorsque la Caméra devient verte.

Comment utiliser le chat :

  1. Cliquez sur Chat depuis le Tableau de bord de la réunion.
  2. Envoyez un message au groupe ou un message privé à un participant.

Message d’accueil personnalisé

Téléchargez et enregistrez un message d’accueil personnalisé qui se lancera lorsque les appelants rejoindront la réunion. Pour changer le message, descendez jusqu’au bloc d’Accueil Personnalisé et cliquez sur le bouton radio Message d’accueil personnalisé. Cliquez sur Télécharger et choisissez un fichier audio sur votre ordinateur. Cliquez sur Lecture pour entendre le fichier que vous avez téléchargé.

Si vous voulez enregistrer un message d’accueil, cliquez sur Enregistrer et autorisez FreeConferenceCall.com à utiliser votre microphone. Commencez à parler et cliquez sur Stop quand vous avez fini. Cliquez ensuite sur Lecture pour entendre et sur Annuler pour réenregistrer ou sur Enregistrer pour le conserver.

Note : Le service n’accepte que les fichiers en format .mp3 et .wav.

Télécharger les instructions de l’hôte